El Área de Gestión Documental de la Gobernación del Quindío es responsable de administrar de manera eficiente y organizada los documentos producidos y recibidos por la entidad. Su labor es fundamental para garantizar la transparencia en la gestión pública, el acceso oportuno a la información, y la correcta disposición final de los archivos, todo en conformidad con la normatividad archivística vigente en Colombia.

Entre las principales funciones de esta área destacan:

• Elaboración de instrumentos archivísticos como el Plan Institucional de Archivos (PINAR), las Tablas de Retención Documental (TRD) y el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), que proporcionan lineamientos claros para el manejo adecuado de los documentos en las diferentes dependencias.
• Implementación de políticas de conservación documental a través del Sistema Integrado de Conservación Documental, que asegura la integridad, protección y disponibilidad de los archivos a lo largo del tiempo.
• Coordinación del Consejo Departamental de Archivo, el cual actúa como órgano asesor en temas archivísticos, promoviendo el cumplimiento de las normativas y mejores prácticas en el manejo de los documentos públicos.
• Capacitación y asesoría para el personal de las dependencias de la Gobernación, fortaleciendo las competencias en gestión documental y fomentando una cultura de preservación de la información.

Este compromiso con la eficiencia y la preservación documental permite que la Gobernación del Quindío cuente con un sistema confiable, organizado y actualizado para manejar su información, promoviendo el acceso ágil a los documentos, la transparencia institucional y el resguardo del patrimonio documental de la región.